学校からのお手紙に、チラシやDM。契約書に、家電の取扱説明書。更にはテレワークなどで仕事の書類を持ち帰ってきたり…。家庭には日々たくさんの書類が集まってきます。
そんなたくさんの書類たちを入ってくるがままにしていたら、必要な時に必要な書類を探せない、不要な書類で溢れている…なんてことにもなりかねません。
今回はそんな書類の整理について解説いたします。

 家庭の書類整理は分類が大切！

たくさんの書類をやみくもに片付けようとしても、どうしたらいいのかわからず途方に暮れてしまうかもしれません。
書類整理のポイントは分類すること。分類することで書類の検索性が高まり、誰もが探しやすくなります。どのような方法で分類していけばよいのかを次の項目から見ていきましょう。

家庭の書類整理での分類方法

冒頭で述べましたように、家庭に入ってくる書類の種類は様々です。その様々な書類が混じりあった状態だと、必要な書類が見つからない…不要なのにいつまでもそこにある…ということが起こってきます。
その状態から抜け出すために、まずは要不要を分けつつ、大まかなカテゴリーに分類してみましょう。

書類のカテゴリーはご家庭によって様々ですが、「学校関係」「保険」「取扱説明書」「おうちのローン関係」などなど、関連するものをまとめていくとよいでしょう。その際に、チラシやＤＭ、保管すべき期限が切れた書類など、明らかに処分すべきものも忘れず分類し、処分しましょう。
大まかなカテゴリーが決まったら、比較的短い期間のみ保管すべき書類なのか、それとも、長い期間保管すべき書類なのかで分けましょう。それぞれの特徴は以下の通りです。

・短期保管する書類
学校の月ごとのお便りや行事のお知らせなど、短い期間取っておく必要のある書類です。納税通知書などの提出期限が決まっていて対応することが必要な書類も含まれます。
取っておくべき期日が短期間で、処分する時期が明確である、という特徴があります。

・長期保管すべき書類
契約書や保険の証書など、長期間保管すべき書類です。
普段あまり参照することはないかもしれませんが、住宅にかかわるものなど重要なものである場合が多く、書類として保管しておく必要があります。

分類した書類の収納場所の決め方

書類の分類が済んだら、続いて、収納する場所を決めていきます。

・短期保管の書類
短期保管の書類は出入りが多く、保管期間内は何度も参照することのある書類です。
そのため、見やすく出しやすい場所に保管することが大切です。使用する収納アイテムも、書類が入れやすく出しやすい個別フォルダーやクリアファイルなどを使用するのがおすすめです。
アクセスしやすいキッチンやリビングの一角に保管場所を設けるなど、使い勝手のよい場所に収納すると家族も見やすく、管理もしやすいでしょう。

・長期保管の書類
普段はあまり参照する書類ではない場合が多いので、アクセスがよい場所でなくても問題ありません。ただ、ばらばらに収納してしまうと探しづらくなってしまうので、一か所にまとめて保管しておくとよいでしょう。
使用する収納アイテムは個別フォルダーなどでもよいですが、同じカテゴリーの書類をファイルブックなどにまとめて保管しておくと、いざ必要になった時に取り出しやすくなります。

どの書類も保管する際にラベリングをすることで、検索性が高まり、誰でも見つけやすくなります。上記書類の中には、そこに記載してある情報だけが必要な書類もあります。例えば、学校の年間予定表などは、必要なのはその書類そのものではなく、そこに記載されている情報です。そのような場合は、書類をデータ化して書類自体は処分するという方法もあります。

また、家電などの取扱説明書は今はWEBで簡単に検索することができるので、こちらも持たないという選択をすることもできます。

書類整理サービスについて

とはいえ、「この書類は処分してしまってもいいものなのか」「どのくらいの期間保管しておけばいいのか」「分類したはいいけれど、どのようなアイテムに収納すればいいのか」「どこに収納すればいいのか」などなど、ご自分ではなかなかうまく判断できない場合もあるでしょう。
書類の分類や収納の仕方がわからない方や、難しく感じる方は書類整理サービスを利用するのがおすすめです。
書類整理サービスは、書類整理のプロがご家庭にお伺いして、お客様と一緒に書類整理を行なうサービス。書類の分類・収納を一緒に行うだけではなく、おすすめの収納アイテムのご提案もいたします。

ハート・コードの書類整理サービス

ハート・コードでも、書類整理サービスを行なっております。
一般ご家庭向けの『ホームファイリングサービス』は、1回訪問当たり2時間×3回の3回1セットのお伺いで、お客様のお宅の書類整理をいたします。
1回目はヒアリングののち書類を要不要で分類・個別ファイルへの仮収納を行ない、2回目・3回目からは仮収納したものを分類・収納していく…という流れとなっております。
お伺いするスタッフは企業やご家庭の書類整理経験豊富なスタッフ。安心してお任せいただけます。

また、書類は基本的には取っておきたい方やどの書類を処分すればいいのか迷っている方におすすめの『デジタルファイリングサービス』も行なっております。スキャナーを使用して書類をデータ化することで、お部屋のスペースも有効活用でき、検索性も上がります。もちろん、データにした場合の保管方法もお手伝いいたします。

家庭の書類整理は分類から

書類整理は、分類してしまえば、案外すんなりと進むものです。たくさんある書類を整理するのは億劫だと思いますが、一度仕組みを整えれば、ぐんと暮らしが楽になります。もしも、自分だけでは難しいという場合は、ぜひとも書類整理サービスのご利用を検討してみてくださいね。